Czy Twoja firma jest gotowa na KSeF?

 

Obowiązek KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Wydaje się, że to jeszcze dużo czasu, ale eksperci KSeF oceniają, że średniej wielkości firma będzie potrzebować 12 tygodni na zmiany w obiegu dokumentów wywołane wprowadzeniem KSeF. Biorąc pod uwagę, iż dostawcy rozwiązań IT mogą być przeciążeni zleceniami tuż przed wejściem w życie obowiązku KSeF warto rozpocząć planowanie i wdrożenia już teraz, szczególnie, że jest już możliwe testowanie KSeF.

 

KSeF budzi wiele pytań takich jak:

- Jakie dane znajdują się na fakturze ustrukturyzowanej?

- Jaka będzie data wystawienia faktury, czy można wycofać fakturę z KSeF?

- Jak KSeF nadaje numery identyfikacyjne i czy nie zakłóci to kolejności numeracji firmowej wystawianych faktur?

- Faktury pro forma, uproszczone, noty korygujące, faktury z drukarek fiskalnych a system KSeF?

 

Na te i wiele innych pytań znajdziesz odpowiedź w bezpłatnym e-booku (wypełnij formularz, aby otrzymać go na podany e-mail). Pobierz poradnik o KSeF i zacznij przygotowywać firmę na zmiany.

 

 

Zmiany w procesie wystawiania i akceptacji faktury po wdrożeniu KSeF

 

 

Po wejściu w życie KSeF każda wystawiana faktura będzie miała format faktury ustrukturyzowanej xml. Projekt faktury po przekazaniu do KSeF jeśli nie będzie miał błędów technicznych i wypełnione właściwie wszystkie wymagane pola zostanie zaakceptowany i otrzyma numer identyfikacyjny faktury. Dopiero po zaakceptowaniu przez KSeF faktury możemy uważać, że została ona wystawiona i dostarczona do kontrahenta. Dlatego tak ważne jest bezbłędne przygotowanie dokumentu faktury i uzyskanie wszystkich uzgodnień zanim prześlemy fakturę do KSeF. Później każda zmiana będzie wymagała korekty faktury KSeF. W procedowaniu i uzgodnieniach może pomóc elektroniczny obieg dokumentów. System KSeF zdejmuje z wystawcy faktury obowiązek jej dostarczenia (z wyjątkiem faktur przeznaczonych dla zagranicznych odbiorców). Odbiorca faktury jest zobowiązany do odbierania faktur ze swojej skrzynki KSeF i za datę otrzymania faktury uznaje się datę nadania jej numeru identyfikacyjnego przez KSeF.

 

Zmiana w procesie odbierania faktury po wdrożeniu KSeF

Obecnie odbieramy fakturę papierową lub fakturę elektroniczną. Akceptujemy wersję papierową, wydruk, albo po odczycie w OCR przeprowadzamy elektronicznie proces akceptacji, następnie uzupełniamy dekret księgowy i archiwizujemy fakturę.

 

Po wejściu w życie obowiązku KSeF proces wprowadzenia faktury się uprości. Odbieramy faktury z jednego miejsca ze skrzynki KSeF. Nie musimy zbierać faktur z różnych źródeł. Faktury dla firmy znajdują się w jednym miejscu. Osoba posiadająca uprawnienia odbiera wszystkie faktury z KSeF. Dostęp do KSeF ma podatnik, ale może on upoważnić konkretną osobę albo np. biuro rachunkowe (a w nim upoważnione osoby) do odbioru faktur z KSeF. Następnym krokiem po odebraniu faktury ustrukturyzowanej jest utworzenie wizualizacji (nie jest wymagane ustawowo) aby faktura była czytelna i można było przeprowadzić proces weryfikacji i akceptacji. Ponieważ w skrzynce KSeF będą wszystkie faktury skierowane do firmy generuje to potrzebę utworzenia nowych ścieżek weryfikacji i akceptacji faktur. Nie mamy pewności czy w skrzynce nie znalazła się jakaś faktura za usługę lub towar, których nie zamawialiśmy. Elektroniczny obieg dokumentów może bardzo pomóc we właściwym procedowaniu odebranych faktur, sprawdzeniu przez odpowiednie działy i akceptację upoważnionych osób. Zobacz funkcjonalności Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz Symfonia Obieg Dokumentów.

 

System OCR będzie nam przydatny jedynie do przyspieszenia wprowadzania dokumentów, które nie pojawią się w KSeF np. paragon fiskalny z NIP (będzie uznawany jako faktura uproszczona do 31.12.2024 r.), wyłączone z KSeF faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS. Aby usprawnić procedowanie dokumentów KSeF przyda się w firmie elektroniczny obieg dokumentów umożliwiający definiowanie ścieżek obiegu faktur oraz nadawanie właściwych uprawnień użytkownikom.

 

Webinarium z 25.11.202 r na temat integracji z Krajowym Systemem e-Faktur

 

 

Problemy jakie rodzi odbieranie wszystkich faktur w jednej skrzynce KSeF:

• Niemożliwy jest spersonalizowany dostęp do faktur zakupu. Każda upoważniona do KSeF osoba widzi wszystkie faktury bez wyjątku np. faktury osób zatrudnionych na umowę między firmami;
• Faktury zakupu są wyrwane z kontekstu biznesowego np. faktury pracownicze, koszty delegacji. Nie wiadomo, którego z pracowników dotyczą. Faktura jest ogólna dla firmy. Nie wiadomo jak dalej procedować. Faktura nie ma materialnej postaci. Żeby ją dalej procedować potrzebny jest elektroniczny system obiegu dokumentów;
• Brak załącznika do faktury ze szczegółami biznesowymi;
• W dużych organizacjach wystąpi trudność w identyfikacji do jakiego działu należy dana faktura oraz problem w wyłowieniu fałszywych faktur. Właściwy elektroniczny obieg dokumentów może umożliwić sprawny proces weryfikacji i akceptacji faktur;
• Nie ma możliwości odrzucenia faktury z KSeF. Nie można składać reklamacji w KSeF. Nota księgowa zniknie z polskiego porządku prawnego. Niepoprawne faktury trzeba reklamować u wystawcy i domagać się korekty faktury w KSeF;

 

 

Pozytywnym aspektem jest to, że proces przyjęcia faktury na kontach może zostać zautomatyzowany. Księgowy będzie miał możliwość weryfikacji czy zapis został prawidłowo wykonany. Można automatyzować wiele procesów i zmniejszyć ilość pracy dzięki właściwemu oprogramowaniu księgowemu w połączeniu z systemem elektronicznego obiegu dokumentów.

 

 

Zapraszamy do kontaktu w celu omówienia szczegółów i możliwości oprogramowania.

 

 

Jakie utrudnienia w firmie może wywołać obowiązek KSeF?

Dla przedsiębiorców, księgowych oraz biur rachunkowych przystosowanie do obowiązku Krajowego Systemu e-Faktur budzi obawy związane z wymaganiami i ograniczeniami jakie generuje KSeF:

• Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) musi posiadać konkretny format i wypełnione wszystkie pola obowiązkowe. Wystawienie takiej faktury ręcznie nie jest łatwe, raczej trzeba skorzystać z oprogramowania ułatwiającego spełnienie wszystkich wymogów e-Faktury. Pól do wypełnienia jest ogółem ponad 350 (pola obowiązkowe techniczne, merytoryczne, kontekstowe oraz pola nieobowiązkowe). Zapraszamy do zapoznania się z rozwiązaniami pozwalającymi sprawnie i bezbłędnie obsłużyć faktury ustrukturyzowane: Comarch ERP Optima KSeF, Symfonia KSeF.
• Brak informacji o fakturach do odebrania. Przedsiębiorcy muszą sami monitorować czy w KSeF nie czeka faktura do odebrania. Generuje to dodatkową pracę;
• Brak funkcji wykrywających błędy merytoryczne w fakturach w systemie KSeF. Jeśli faktura nie jest weryfikowana wcześniej to każdy błąd niezależnie od jego natury może zostać niewykryty w systemie KSeF;
• Po wysłaniu dokumentu nie ma możliwości jego cofnięcia, sprawdzenia czy poprawienia. Biorąc to pod uwagę konieczne jest znalezienie w przedsiębiorstwie sposobu na weryfikację faktury zanim trafi do KSeF. Każdy błąd zauważony później po zaakceptowaniu faktury w KSeF powoduje konieczność wystawiania w KSeF faktury korygującej. Rozwiązaniem może być wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów i odpowiednie ustawienia ścieżek przekazu i akceptacji dokumentów. Zobacz funkcjonalności Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz Symfonia Obieg Dokumentów;
• Wyzwanie stanowi przeprogramowanie w firmie procesu obiegu i akceptacji dokumentów. Wybranie upoważnionych do wystawiania i odbierania z KSeF faktur. W przypadku odbioru faktury ustrukturyzowanej z KSeF, w dużych organizacjach może wystąpić problem z identyfikacją dla jakiego działu, jednostki skierować dany dokument w celu sprawdzenia jego poprawności. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może usprawnić ten proces. Zobacz funkcjonalności Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz Symfonia Obieg Dokumentów;
• Brak możliwości podglądu faktury ustrukturyzowanej. System KSeF nie przewiduje innego widoku faktury niż format faktury ustrukturyzowanej xml, która z racji ilości obowiązkowych i dodatkowych pól nie wygląda podobnie do dokumentów do jakich przywykliśmy. Aby ułatwić wgląd w wystawiane i odbierane dokumenty firmy muszą stosować dodatkowe oprogramowanie. Warto już teraz wybrać i poznać odpowiednie oprogramowanie, które pomoże obsługiwać faktury ustrukturyzowane: Symfonia KSeF lub rozwiązania KSeF w Comarch ERP Optima.
• Faktury ustrukturyzowane przesyłane z błędami do KSeF nie będą akceptowane co będzie oznaczało w praktyce brak sprzedaży aż do momentu, kiedy prześlemy poprawnie wystawioną fakturę.

 

 

Z powyższych powodów ważne jest wybranie odpowiedniego Partnera dostarczającego oprogramowanie do obsługi KSeF, które ułatwi proces wglądu w faktury, obiegu i akceptacji dokumentów.

 

Skontaktuj się z MAP Solutions - wybierz właściwe rozwiązanie - KONTAKT